Stellenbeschreibung

Das Referat 08 der Universität Bremen, auch bekannt als "Referat der Kanzlerin", fungiert als Unterstützung für die Kanzlerin in administrativen Belangen und Organisationsentwicklung. Detaillierte Informationen zu den Tätigkeiten sind online verfügbar unter: https://www.uni-bremen.de/kanzlerreferat.html.

Das Kanzlerin-Referat zeichnet sich durch eine kooperative Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung aus. Eine umfassende Einarbeitung in Ihre neuen Aufgaben ist dabei selbstverständlich.

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung. Sie erhalten Einblick in die Vielfalt der Universität und können von umfassenden Fort- und Weiterbildungsangeboten profitieren.

Die Universität Bremen legt als familiengerechte und diversitätssensible Hochschule besonderen Wert darauf, die Work-Life Balance der Beschäftigten durch bedarfsgerechte Angebote und Personalentwicklungsmaßnahmen zu fördern.

Wenn Sie sich in einem abwechslungsreichen und dynamischen Umfeld wohlfühlen, gerne selbstständig und flexibel arbeiten und als Schnittstelle zwischen den verschiedenen Bereichen und Mitgliedern der Universität und der Universitätsleitung agieren möchten, passen Sie gut in unser Team.

Zu Ihren Aufgaben gehören im Wesentlichen:

• Terminkoordination sowie die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Berufungs-und Bleibeverhandlungen sowie Ausstattungsgesprächen für Professor: innen; administrative Unterstützung bei Berufungsangelegenheiten (u.a. Datenerhebung und -pflege, allgemeiner Schriftverkehr)
• Unterstützung und Vertretung der Vorzimmer- und Sekretariatstätigkeiten für die Kanzlerin (u.a. Terminabstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen, Koordination der Posteingänge (digital oder in Papierform), schriftliche Korrespondenz)
• Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben des Referats 08, insbesondere
  • Sekretariatsaufgaben (u.a. Erstellung von Anträgen, Betreuung des Meldeverfahrens bei Krankheit, Verteilung der Post, allgemeiner Schriftverkehr)
  • Durchführung von Beschaffungen für das Referat (SAP),
  • Aktenführung und Archivierung
  • Verwaltung der Dienstsiegel
  • Pflege der Internetseite

Die Aufgaben in dem Referat sind sehr dynamisch, sodass es noch zu Veränderungen und organisatorischen Umstrukturierungen kommen kann.

Wir möchten darauf hinweisen, dass die Zusammenarbeit mit der Universitätsleitung ein hohes Maß an Diskretion und eine gewisse zeitliche Flexibilität erfordert. Bitte berücksichtigen Sie, dass einige Termine auch nach 16 Uhr stattfinden können.

Voraussetzungen

Sie verfügen über

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) bzw. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation (w/m/d) oder Kaufmann/-frau für Büromanagement (w/m/d) oder eine vergleichbare Qualifikation,
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit,
• einen sicheren Umgang mit Standardsoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware, Terminplanung, E-Mail, Videokonferenzprogramme)
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (mindestens Level C1)
• gute Kenntnisse der englischen Sprache (mindestens Level B1)
• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• zeitliche Flexibilität und ein stets freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Teamfähigkeit und Interesse am Umgang mit unterschiedlichen Menschen
• gutes Organisations- und Planungsgeschick und eine gute Selbstorganisation, auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung

Allgemeine Hinweise

Unser Angebot:

• tarifgerechte Bezahlung einschließlich Rentenzusatzversorgung (VBL)
• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem interessanten Arbeitsumfeld
• eine fundierte Einarbeitung in Ihre neue Tätigkeit
• eine familiengerechte und diversitätssensible Arbeitsumgebung
• berufliche Entwicklungsmöglichkeiten durch Fort- und Weiterbildung
• Programme zur Gesundheitsförderung, u. a. Firmenfitness, Bewegte Pause
• ein gefördertes Jobticket des öffentlichen Personennahverkehrs

Die Universität ist familienfreundlich, vielfältig und versteht sich als internationale Hochschule. Wir begrüßen daher alle Bewerbenden unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderten Menschen wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben.

Ihre Fragen zu dieser Stelle beantworten Ihnen gerne Frau Christine Müller (Tel.: 0421 218-60866; E-Mail: christine.muellerprotect me ?!vw.uni-bremenprotect me ?!.de).

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien, ggf. weitere Nachweise) bis zum 31.05.2024 unter Angabe der Kennziffer Z22-24 an:

Wir bitten Sie, uns von Ihren Bewerbungsunterlagen nur Kopien (keine Mappen) einzureichen, da wir sie nicht zurücksenden können. Sie werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.

Etwaige Kosten für das Bewerbungsverfahren können nicht erstattet werden.