So gehen Sie vor
1. Schritt: Auditteam zusammenstellen
Bilden Sie für die Durchführung der Umweltprüfung ein Auditteam, das aus Vertretern möglichst aller umweltrelevanten Organisationsbereiche bestehen sollte, um von Anfang an sowohl die Glaubwürdigkeit nach außen als auch die interne Motivation zu fördern.
2. Schritt: Auditplan erstellen
Um eine effektive Arbeit des Auditteams zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Vorgehensweise bei der Umweltprüfung in einem Auditplan klar festlegen. Stecken Sie dabei den Untersuchungs- und den Zeitrahmen ab und verteilen Sie die Aufgaben auf die Mitglieder des Auditteams.
Unter Benchmarks finden Sie ein Beispiel und ein Musterformular eines Auditplans zum downloaden.
3. Schritt: Erfassung der umweltrelevanten Daten
Im Rahmen der Datenerhebung überprüfen und bewerten Sie alle Umweltauswirkungen der Tätigkeiten Ihrer Organisation am Standort. Beachten Sie dabei sowohl die direkten als auch die indirekten Umweltaspekte:
- Die direkten Umweltaspekte sind mit Tätigkeiten, Produkten oder Dienstleistungen einer Organisation verbunden, die deren direkter Kontrolle unterliegen. Sie umfassen z. B. Abfall, Ressourcen- und Energieverbrauch und können durch Gespräche mit Betroffenen (Gesprächsleitfäden unter Checklisten), die Begehung des Standortes oder die Prüfung von Dokumenten und Rechtsvorschriften ermittelt werden.
- Die indirekten Umweltaspekte betreffen Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen einer Organisation, die diese unter Umständen nicht in vollem Umfang beeinflussen kann. Sie umfassen z. B. Abläufe und Verfahren, Strukturen und Zuständigkeiten sowie Planungen und Entscheidungen und können u.a. durch Gespräche mit vor- und nachgelagerten Stufen oder die Prüfung von Tätigkeiten und Produktinformationen der Lieferanten ermittelt werden.
Für nichtindustrielle Organisationen sind besonders die indirekten Umweltaspekte von Bedeutung, da diese das Ergebnis der Interaktion einer Organisation mit Dritten sein können und damit unmittelbar mit der eigentlichen Tätigkeit solcher Organisationen zusammenhängen. Die gängigste Form, das Verzeichnis der umweltrelevanten Daten systematisch zu strukturieren, ist die Stoff- und Energiebilanz (Checklisten). Im Dienstleistungsbereich ergibt sich hierbei das Problem, dass kaum stofflicher Output produziert wird. Außerdem stellt sich die Frage, welcher Informationsgewinn durch eine genaue Erfassung aller Daten erreicht wird. (Stolpersteine)
Bestimmen Sie für die Beurteilung der Wesentlichkeit der betreffenden Umweltaspekte unter Berücksichtigung des Gemeinschaftsrechts eigene Kriterien. Da eine wissenschaftlich exakte Methode zur Beurteilung der Wesentlichkeit nicht existiert, wird empfohlen, die Beurteilung verbal-argumentativ vorzunehmen.
Umweltaspekte, die Sie als wesentlich eingestuft haben, müssen Sie in das Umweltmanagementsystem und das ständige Selbstüberprüfungsverfahren einbeziehen.
Die Umweltaspekte, die Sie als nicht wesentlich eingestuft haben, sollten Sie ebenfalls ergelmäßig überprüfen, um veränderten Gegebenheiten Rechnung tragen zu können.
4. Schritt: Aufstellung eines Rechtsverzeichnisses
Stellen Sie ein Verzeichnis aller den Standort betreffenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften sowie sonstiger umweltrechtlicher Anforderungen auf. Hierbei können Schwierigkeiten auftreten, weil keine allgemeingültigen Verzeichnisse bestehen (Stolpersteine). Ein Beispiel für den Aufbau eines solchen Rechtsverzeichnisses finden Sie unter den Checklisten.
5. Schritt: Bestandsaufnahme der bestehenden Organisation
Führen Sie eine Bestandsaufnahme der existierenden Organisation des Umweltschutzes durch und gleichen Sie diese mit den Erfordernissen des Umweltrechts ab. Überprüfen Sie dabei vor allem, welche Zuständigkeiten schon bestehen, wie z. B. die Existenz eines Umweltbeauftragten. (Organigramm)
6. Schritt: Dokumentation der Umweltprüfung
Legen Sie für eine vollständige Dokumentation der Umweltprüfung einen Ordner an, in dem Sie alle erarbeiteten bzw. erhaltenen Unterlagen systematisch ablegen. Achten Sie dabei darauf, dass die Systematik für andere Bearbeiter nachzuvollziehen ist, denn: auch der Gutachter wird diese Dokumente einsehen.