Videokonferenzen mit BigBlueButton

Bitte klicken Sie auf den folgenden Link, um zur Startseite von BigBlueButton der Universität Bremen zu gelangen: https://bbb.zfn.uni-bremen.de/
Um sich einzuloggen klicken Sie oben rechts auf "Einloggen" und melden sich mit Ihrem normalen Uni-Account an. Wichtig: Nicht mit Ihrem VW-Account!

Für jede Webkonferenz wird ein sogenannter Raum angelegt, in dem sich die Beteiligten Personen treffen. Sie können für einen regelmäßig stattfindenden Termin einen einzelnen Raum anlegen und wiederholt verwenden. Sie haben aber auch die Möglichkeit, bei Bedarf mehrere verschiedene Räume anzulegen.

Auch wenn Sie noch keinen Raum angelegt haben, existiert bereits Ihr eigener Startraum. Dieser ist automatisch ausgewählt, nachdem Sie sich eingeloggt haben. Wenn Sie einen zusätzlichen Raum erstellen möchten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen oder auf „Raum erstellen“.

Nun sehen Sie, dass neben dem Startraum auch Ihr neuer Raum aufgelistet wird. Um diesen auszuwählen klicken Sie einmal darauf.

Um andere Teilnehmer in Ihren Raum einzuladen, müssen Sie den Link des Raumes teilen. Dazu können Sie diesen einfach kopieren und den gewünschten Personen z.B. per E-Mail zukommen lassen. Um den Link dort einzufügen, einfach Rechtsklicken und im erschienenen Menü „Einfügen“ auswählen.

Um ein Meeting zu starten, Klicken Sie auf den großen „Starten“ Button. Wichtig: Dieser bezieht sich immer auf den Raum, den Sie aktuell ausgewählt haben. Sie selbst befinden sich jetzt in Ihrem eigenen Meeting.
Für alle anderen Teilnehmer gilt: zum Teilnehmen einfach auf den Link den sie von Ihnen erhalten haben klicken. Falls Sie einen Raumcode eingestellt haben, muss dieser auch noch eingegeben werden.
Diesen finden Sie entweder in den Raumeinstellungen oder Sie kopieren diesen über den Button „Zugangscode kopieren“.

Wenn Sie auf den Link, den sie erhalten haben klicken, öffnet sich das Meeting in einem neuen Browser-Tab. Dort werden Sie zunächst aufgefordert einen Namen Ihrer Wahl einzugeben. Auf der linken Seite können Sie sehen, wer dieses Meeting erstellt hat. Mit einem Klick auf "Teilnehmen" treten Sie dem Meeting bei.
Falls der Meeting-Host einen Zugangscode eingerichtet hat, werden Sie zuerst aufgefordert, diesen einzugeben. Nach dem Bestätigen über den Button "Betreten" und der Eingabe eines Namens werden Sie ins Meeting weitergeleitet. Wichtig: Das Meeting muss vom Moderator oder jemandem mit den entsprechenden Rechten gestartet werden! Vorher können Sie dem Raum nicht beitreten. Falls Sie nur eine Warteanzeige und den Satz "Die Konferenz hat noch nicht begonnen." sehen ist dies der Fall.

Zunächst werden Sie gefragt, ob Sie der Konferenz Mit Mikrofon beitreten möchten. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass Sie mit den anderen Teilnehmern sprechen können. Wenn Sie nicht über ein Mikrofon verfügen (oder nicht sprechen möchten), klicken Sie auf Nur zuhören. Diese Einstellung lässt sich auch im Nachhinein noch verändern.

Wählen Sie die Mikrofon-Option, werden Sie von Ihrem Browser um die Erlaubnis der Verwendung des Mikrofons gefragt, welche Sie mit einem Klick auf "Erlauben" oder "Zulassen" gewähren. Dann werden Sie mit dem Persönlichen Echotest verbunden, mit welchem Sie überprüfen können, ob Ihr Mikrofon funktioniert und wie die Tonqualität ist. Der Persönliche Echotest ist nicht für andere Teilnehmer hörbar.

Achtung: Wenn Sie während einer laufenden Videokonferenz andere Hardware, wie z.B. ein anderes Mikrofon, verwenden möchten, müssen Sie die Konferenz verlassen und anschließend erneut beitreten.

Beim Betreten des Meetings öffent sich das Konferenz-Fenster, das zunächst so aussieht wie auf dem Bild oben.

Die Ansicht gliedert sich in drei Spalten:

• In der ersten Spalte sehen Sie unter NACHRICHTEN den Öffentlichen Chat, unter NOTIZEN die Geteilten Notizen, und unter TEILNEHMER alle aktuellen Teilnehmenden.
• In der zweiten Spalte wird standardmäßig der Öffentliche Chat gezeigt, in dem alle Teilnehmenden schreiben können, z.B. um Fragen/Probleme zu klären.
  Geteilte Notizen bzw. Umfragen werden ebenfalls in dieser Spalte gezeigt.
• Im großen Bereich rechts ist die Präsentationsfläche zu sehen.

Um die Präsentation zu minimieren, Klicken Sie auf das Leinwandsymbol unten rechts. Mit einem Weiteren Klick auf das Symbol erscheint die Präsentation wieder. (Hellblau: Präsentation aktiv, Dunkelblau mit weißem Rand: Präsentation minimiert)
Zum Einklappen der zweiten Spalte müssen Sie auf den nach links zeigenden Pfeil links oben in der zweiten Spalte klicken.
Mit einem Klick auf das Personen-Symbol mit dem nach links gerichteten Pfeil in der dritten Spalte klappen Sie die erste und zweite Spalte zu und maximieren so die Präsentationsfläche. Damit sich die erste Spalte wieder aufklappt, klicken Sie auf das weiß umrandete Personen-Symbol mit dem Pfeil nach rechts in der linken oberen Ecke.

Oben: Kameras und Einstellungen

In der Kopfzeile sehen Sie neben dem Namen Ihrer Webkonferenz rechts die beiden Icons für Verbindungsstatus und Einstellungen.

Darunter werden, lila hinterlegt, die Namen der aktuell sprechenden Person(en) eingeblendet.

Falls Teilnehmende ihre Webcams freigegeben haben, sehen Sie die Kameras dieser Teilnehmenden.

Mitte: Präsentation und Werkzeuge

Den größten Raum nimmt das Material der präsentierenden Person ein. Sofern (noch) kein eigenes Material hochgeladen und kein Bildschirm geteilt wurde, ist die Standardfolie der Universität Bremen zu sehen.

Rechts von der Präsentation ist die Werkzeugleiste mit fünf Icons zu sehen.

Mit der Werkzeugleiste können Sie

• Mit Werkzeugen die aktuell sichtbare Folie bearbeiten (Anmerkung hinzufügen).
• Mit Anmerkung zurücknehmen nehmen Sie die zuletzt mit den Werkzeugen hinzugefügte Anmerkung zurück (mehrere Schritte zurück sind möglich).
• Alle Anmerkungen löschen
• Wenn Sie den Mehrbenutzermodus starten, können alle Teilnehmenden Anmerkungen hinzufügen bzw. etwas zeigen.

Unten: Aktionen und Funktionen

Am unteren Rand sehen Sie sieben Icons:

• Plus: Aktionen

• Mikrofon: Freischalten / Stummschalten - Wenn die anderen Teilnehmenden Sie nicht hören sollen, schalten Sie mit diesem Icon ihr Mikrofon aus. Das ein- und ausschalten des Mikrofons wird zusätzlich über eine akustische Rückmeldung ("You are now muted/unmuted") bestätigt.
  Anmerkung: Es empfiehlt sich, das Mikrofon immer nur dann einzuschalten, wenn Sie tatsächlich etwas sagen möchten. Ansonsten kommt es häufig zu Störgeräuschen (Tastaturklappern, Rauschen)
  Anmerkung: Dieses Icon ist nur sichtbar, wenn Sie mit einem Mikrofon an dem Meeting teilnehmen.
• Lautsprecher: Audio starten / beenden - Mit diesem Icon können Sie festlegen, ob Sie mit Ihrem Mikrofon am Meeting teilnehmen möchten.
  Weißer Pfeil: Audiogerät wechseln - Durch einen Klick auf den weißen Pfeil können Sie das zu verwendende Mikrofon auswählen.
  Anmerkung: Ihr Browser wird Sie bitten, die Mikrofon-Freigabe zu bestätigen.
• Kamera: Webcam freigeben - Über dieses Icon können Sie Ihre Webcam freigeben, damit die anderen Teilnehmenden Sie sehen können.
  Weißer Pfeil: Webcam-Einstellungen - Hier können Sie Ihre Kamera auswählen und oder Ihren virtuellen Hintergrund einzustellen.
  Anmerkung: Ihr Browser wird Sie bitten, die Webcam-Freigabe zu bestätigen.
• Monitor: Bildschirm freigeben - Hiermit können Sie bzw. Moderatoren Ihren Bildschirm freigeben.

• Tafel: Präsentation minimieren/wiederherstellen - Sie können die angezeigte Präsentation aus- und wieder einblenden.
• Hand: Hand heben - Signalisieren Sie, dass Sie sprechen möchten.

Über das Aktionen-Menü (Plus-Zeichen links unten) können Sie

• Eine Umfrage starten: mit den vorgefertigten Standard-Optionen können Sie schnell ein Meinungsbild der Teilnehmenden einholen. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, selbst eine benutzerdefinierte Umfrage zu erstellen.
• Eine Präsentation hochladen: unterstützt werden Office-Dokumente und PDF-Dateien, wobei PDF die bessere Qualität hat und daher zu bevorzugen ist.
• Ein externes Video teilen: unterstützt werden allerdings nur Video-Links zu den großen kommerziellen Plattformen wie YouTube, Vimeo, etc.

Weitere Einstellungen zur Individualisierung sind möglich und im folgenden Abschnitt zu finden; in den meisten Fällen sind die Standardeinstellungen jedoch gut und völlig ausreichend.

In Ihrem Meeting-Raum können Sie verschiedene Einstellungen für den Raum vornehmen, um z.B. Warnhinweise auf Chatnachrichten und neu hinzugekommene Teilnehmer zu erhalten oder bei Performanceproblemen die Datenlast durch das Deaktivieren von Webcams zu reduzieren.

• Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts auf der Präsentationsfläche klicken (Optionen)
• Klicken Sie im Menü anschließend auf Einstellungen öffnen.

Anwendung

Bei den Einstellungen für die Anwendung können Sie

• auf Wunsch Animationen und Audiofilter ausschalten
• Die Sprache der Webkonferenz festlegen.
• Die Schritgröße in der Webkonferenz erhöhen.
• Ein Layout auswählen,entweder nur für Sie oder für alle Teilnehmenden (Layout an alle verteilen):
  • Benutzerdefiniertes Layout - Ermöglicht Ihnen, Präsentation und Kameras selbst anzuordnen
  • Automatisches Layout - Das Standard-Layout
  • Präsentation im Zentrum - Kameras werden in der zweiten Spalte angezeigt
  • Videos im Zentrum - Präsentation wird in der zweiten Spalte angezeigt

Benachrichtigungen

Bei den Einstellungen für die Benachrichtigungen können Sie

• Hinweis auf neue Chatnachrichten erhalten (Akustisches Signal oder eigeblendetes Popup)
• Hinweis auf den Eintritt neuer Teilnehmer erhalten (Akustisches Signal oder eigeblendetes Popup)
• Hinweis erhalten, wenn Teilnehmende die Hand heben (Akustisches Signal oder eigeblendetes Popup)

Datensparmodus

Bei den Einstellungen für den Datensparmodus können Sie

• Webcam-Videoübertragungen der anderen Teilnehmer deaktivieren
• die Bildschrimfreigabe deaktivieren.

Wenn Sie BigBlueButton verwenden, so tun Sie dies als Zuschauer:in, Moderator:in oder Präsentator:in. Ihre Rolle beeinflusst Ihre Verwaltungs- und Einstellungsmöglichkeiten.

Alle Teilnmehmenden (TN) haben ein Icon, das standardmäßig ihre Initialen zeigt. Kleine runde Icons in den Ecken zeigen an, wie sie am Meeting teilnehmen:

• Kopfhörer-Icon: TN hört nur zu
• Mikrofon-Icon: TN verwendet zusätzlich ein Mikrofon
  • grünes Icon: Mikrofon ist aktiv
  • rotes Icon: Mikrofon ist stumm
• Bildschirm-Icon: TN präsentiert / teilt den Bildschirm

Gruppenräume einrichten

Um die Teilnehmenden Ihres Meetings in Gruppenräume einzuteilen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in der linken Spalte neben der Überschrift Teilnehmer oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie im Menü den Punkt Gruppenräume erstellen.

Es öffnet sich das Fenster Gruppenräume, in den Sie die grundlegenden Einstellungen treffen können

• Geben Sie an, wie viele Gruppenräume Sie erstellen möchten, und wie lange die Gruppenarbeit dauern soll, bis die Räume wieder aufgelöst werden. Nach Ablauf dieser Zeit geht das Meeting wie zuvor mit allen Teilnehmenden weiter.
• Anschließend stellen Sie ein, wie die Teilnehmenden den Räumen zugeordnet werden. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
  • Freie Zuordnung: Teilnehmenden dürfen sich ihren Raum selbst aussuchen. Setzen Sie den Haken.
  • Zufällige Zuordnung: BigBlueButton ordnet Teilnehmende nach dem Zufallsprinzip zu.
  • Manuell vorgegebene Zuordnung: ziehen sie die Namen per Drag-and-Drop in die Räume.
• Klicken Sie auf Erstellen, um die Arbeit in den Gruppenräumen zu beginnen.

Einen Gruppenraum betreten

Nachdem die Gruppenräume erstellt wurden, werden die Teilnehmenden gefragt, ob sie ihren Raum betreten möchten. Wenn Sie es den Teilnehmenden erlauben, sich selbst einen Gruppenraum auszusuchen, erscheint ein Drop-down-Menü, aus dem ein Raum gewählt werden kann.

Hinweise:

• Beim Betreten öffnet sich der Gruppenraum in einem neuen, zusätzlichen Browser-Tab. Der Hauptraum bleibt in in seinem Tab geöffnet.
• Die Audio- & Videoverbindung zum Hauptraum wird bei Betreten des Gruppenraums für die Dauer der Gruppenarbeit getrennt. Teilnehmende erhalten im Gruppenraum die Aufforderung, Mikrofon und ggf. Kamera freizugeben.
• Im Gruppenraum haben alle Teilnehmenden automatisch Moderations-/Präsentationsrechte, so dass alle ihren Bildschirm teilen können. Hierzu müssen Teilnehmende auf ihren Namen klicken und "Zum Präsentator werden" auswählen.
• Alle Teilnehmenden können während ihrer Gruppenarbeit weiterhin den Chat des Hauptraums nutzen, um z.B. Unterstützung durch Lehrende anzufordern.

Gruppenräume verwalten und betreuen

Während der Arbeitsphase in den Gruppenräumen können Sie als Moderator:in oder Präsentator:in verschiedene Aktionen durchführen.

In der linken Spalte taucht der Menüpunkt Gruppenräume auf. Hier können Sie:

• Sehen, welche Teilnehmenden sich in welchem Raum befinden
• Raum beitreten: Einen beliebigen Gruppenraum betreten
• Audio starten: Hören, was in einem Raum gesprochen wird
• Sehen, wie lange die Gruppenarbeitsphase noch dauert
• Alle Gruppenräume beenden: die Gruppenarbeit beenden.