Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir, die Reisekostenstelle der Universität Bremen, gehen nun den nächsten Schritt auf dem Wege der Digitalisierung der Verwaltung.
Ab dem 01.12.2024 sind grundsätzlich alle Reiseabrechnungen per E-Mail im pdf-Format einzureichen. Die generelle Nachsendung der Reiseabrechnungen in Papierform entfällt.
Außerdem wird gleichzeitig das bisherige Angebot der Vorabeinreichung (und späteren Zusendung des Papiervorganges) eingestellt.
Wichtig!
Das Verfahren zur Beantragung einer Dienstreise ändert sich nicht und bleibt bis auf Weiteres papiergebunden.
Für die Einreichung der Reiseabrechnungen per E-Mail wurde die neue zentrale E-Mailadresse reiseabrechnungprotect me ?!vw.uni-bremenprotect me ?!.de eingerichtet, welche ausschließlich für diesen Zweck zu nutzen ist.
Andere E-Mails (z.B. Anfragen zum Bearbeitungsstand) sind an unsere allgemeine E-Mailadresse reisenprotect me ?!vw.uni-bremenprotect me ?!.de zu senden.
Bitte beachten Sie:
Die Papier-Reiseabrechnungen (Reiseantragsformular, Reiseabrechnungsformular, alle Belege, Nachweise, Begründungen und Erläuterungen) sind von den Reisenden 2 Jahre beginnend mit dem Datum der Einreichung der Reiseabrechnung) aufzubewahren und nur auf Anforderung der Reisekostenstelle zur Verfügung zu stellen.
Die Reisekostenstelle fordert aus rechtlichen Gründen stichprobenartig bei ca. 10% der eingereichten Reiseabrechnungen die Original-Reiseabrechnung (Papierversion) bei der:dem Reisenden an. Dieses Original verbleibt im Dezernat 3.
Eine Verfahrensbeschreibung und weitere Hinweise finden Sie auf unseren Seiten im Beschäftigtenportal:
https://www.uni-bremen.de/intern/personal/dienstreisen/reiseantrag-reiseabrechnung
Diese neue Art der Einreichung bietet verschiedene Vorteile
- Sicherheit, dass die Abrechnung in der Reisekostenstelle eingegangen ist, z.B. zur Fristenwahrung (z.B. die 6monatige Ausschlussfrist)
- Minimierung von Verlustrisiken über den Hauspostweg
- schnellere und einfachere Beantwortung von Fragen zum Bearbeitungsstatus und von Rückfragen zu den eingereichten Reiseabrechnungsunterlagen
- Gewährleistung der Lesbarkeit von Belegen aus Thermopapier
- schnelle Drittmittelfreigaben, falls diese fehlen sollten
- Nachhaltigkeit durch Verringerung des Papierverbrauchs
Hinweis:
Zur Erhöhung der datenschutzrechtlichen Sicherheit empfiehlt sich der Versand von verschlüsselten E-Mails.
Hierfür ist die einmalige Einrichtung Ihres E-Mailprogrammes notwendig.
Es muss der öffentliche Schlüssel der Empfänger-E-Mail-Adresse (reiseabrechnung@vw.uni-bremen.de) gespeichert werden. Diesen finden Sie hier.
Außerdem benötigen Sie ein persönliches Zertifikat (Nutzer-Zertifikat) welches Sie beim ZfN (https://www.uni-bremen.de/zfn/weitere-it-dienste/sicherheit-pki/nutzer-zertifikate) erhalten.
Bei weiteren Fragen zur Nutzung von digitalen Zertifikaten und der Verschlüsselung von E-Mails wenden Sie sich bitte an Ihre zuständigen IT-Administrator:innen.
