Stolpersteine
Für nichtindustrielle Organisationen können sich im Rahmen der Umweltprüfung folgende Probleme ergeben:
1. Stoff- und Energiebilanz
Nichtindustrielle Organisationen produzieren keine stofflichen Outputs, die in der Stoff- und Energiebilanz erfasst werden könnten. Als mögliche Outputformen könnten hier dagegen z. B. Lehrveranstaltungen oder Diplomarbeiten im universitären Bereich angegeben werden.
Stellen Sie sich die Frage, welcher Informationsgewinn durch eine exakte Erfassung aller Daten erreicht werden kann, d.h. ob es wirklich nötig und lohnend ist, alle Daten vollständig zu erfassen.
2. Verzeichnis der Umweltrechtvorschriften
Für nichtindustrielle Organisationen existieren keine allgemeingültigen Rechtsverzeichnisse, so dass es schwer ist, einen vollständigen Überblick über die relevanten Vorschriften zu gewinnen. Dies ist aber wichtig, um Umweltrisiken einschätzen zu können. Um dieses Problem zu lösen, kann sich die Organisation auf rechtskompetenter Ebene bei der Erstellung eines solchen Verzeichnisses beraten lassen.
Frage: Verbrauchserfassung
Wir können unsere relevanten Verbräuche nicht ausreichend kleinteilig und zum Teil gar nicht erfassen. Unser dezentraler Bereich hat weder einen eigenen Stromzähler noch eine Wasseruhr. Wie und welche Verbräuche sollen wir erheben?
Empfehlung:
Falls sich die Anschaffung weiterer Zähler wirtschaftlich nicht lohnt (z. B. wegen zu geringer Einsparpotentiale), können sie versuchen mit den anderen Nutzern ihres Gebäudes zu kooperieren. Jede dezentrale Einheit installiert dabei weiterhin ein eigenes UMS. Bei den Umweltzielen und im Umweltprogramm wird aber gemeinsam Bezug auf das ganze Gebäude genommen.
Beginnen Sie mit den Umweltwirkungen, die erfasst werden können, auch wenn sie in ihrer Bewertung nicht die wichtigsten Verbräuche sind. Ein dezentrale Organisationseinheit, für die keine separate Erfassung von Strom, Wasser etc. vorhanden ist, kann sich zunächst – besonders wenn es sich um eine Einheit ohne technische Anlagen handelt – z. B. auf die Reduzierung des Papierverbrauches (durch möglichst häufiges beidseitiges Kopieren und Drucken) und Fragen der Beschaffung konzentrieren.
Frage: Dokumentation/Protokolle
Unsere Protokolle drohen eine einzige Auflistung von negativen Aspekten und Problemen zu werden. Man mag sie weder den Kollegen und Kolleginnen noch dem Gutachter in die Hand geben. Wie sollen wir Defizite finden und darstellen, ohne uns selbst zu delegitimieren?
Empfehlung:
Dokumentieren Sie in ihren Protokollen immer erst die Erfolge. Schreiben Sie auf, wie Sie Probleme gelöst haben.
Sie können in Ihren Protokollen vermerken, wo Sie weiteren Handlungsbedarf sehen und wie Ihre folgenden Schritte aussehen werden.
Frage: Indirekte Umweltwirkungen
Im Rahmen der neuen EMAS II Verordnung müssen wir uns nun auch mit den sogenannten „indirekten Umweltwirkungen“ (Tätigkeiten, Produkte, Dienstleistungen, die eine Organisation nicht immer voll kontrollieren kann, z. B. Produktdesign, Planungsentscheidungen, Umweltverhalten von Auftragnehmern) beschäftigen. Diese sind für uns aber kaum quantifizierbar und außerdem von vielen externen Faktoren abhängig. Wie sollen wir mit indirekten Umweltwirkungen umgehen?
Empfehlung:
Am Anfang Ihres Umweltmanagementpozesses genügt im Rahmen des ersten Audits die einfache Aufstellung (z. B. alle von Ihnen angebotenen Veranstaltungen mit umweltrelevanten Inhalten; Firmen, von denen Sie Materialien einkaufen o.ä.) aller indirekten Umweltwirkungen für Ihre Dokumentation. Sie sorgen so für ein möglichst hohes Maß an Transparenz innerhalb Ihrer Organisation und gegenüber Ihren „Kunden“, Zulieferer etc.
Frage: Bewertung der Verbräuche
Wir haben die für uns relevanten Verbräuche mittlerweile erfasst. Wir wissen nun aber noch nicht, ob wir hohe Verbräuche haben oder niedrige. Wie können wir unsere Daten bewerten?
Empfehlung:
Die Bewertung der Verbrauchsdaten ist grundsätzlich wichtig, um heraus zu finden, wie relevant das jeweilige Feld für Ihr Umweltmanagement ist. Dennoch ist die Bewertung nicht immer einfach und manchmal auch nicht richtig möglich.
Grundsätzlich können Sie Ihre erhobenen Daten in zwei Richtungen bewerten:
a) Zeitlicher Verlauf
Versuchen Sie bei der Datenerfassung so weit wie möglich (und vertretbar) in die Vergangenheit zurück zu gehen. Stellen Sie dar, wie sich die Verbräuche im Zeitverlauf verändern. Beachten Sie dabei allerdings bitte auch, inwieweit sich Faktoren verändert haben, die unter Umständen erheblichen Einfluss auf die Verbräuche haben. Dokumentieren Sie auch diese Einflussgrößen (Hat sich Zahl der Mitarbeiterinnen verändert? Wurden neue technische Geräte angeschafft? Hat es bauliche Veränderungen gegeben? Wurden zusätzliche Projekte akquiriert?).
b) Vergleich zu anderen Organisationen oder Organisationseinheiten mit ähnlicher Struktur
Sie können Ihre Daten auch mit veröffentlichten Zahlen anderer Behörden, Schulen, Hochschulen etc. vergleichen, die z. B. in Umweltberichten gedruckt sind (Einige Umweltberichte können als PDF-Dokumente aus dem Internet geladen werden. Geben Sie z. B. bei „google.de“ den Typ Ihrer Einrichtung (Behörde, Schule etc.) und Umweltbericht als Suchworte ein). Achten Sie bitte darauf, dass die jeweiligen Bezugsgrößen (z. B. Bruttogeschossfläche oder Hauptnutzfläche) der Daten mit Ihren übereinstimmen.
Sie sollten ihre Daten nach Möglichkeit auch mit jenen anderer Einheiten innerhalb Ihrer eigenen Organisation vergleichen. Sie können vorhandene Einflussgrößen genauer bestimmen und zusätzlich auf positiv verstärkende Effekte durch organisationsinternen Wettbewerb hoffen.
Frage: Resonanz
Wir haben die Verbräuche von Strom, Wasser und Heizung zusammengetragen und allen Kolleginnen und Kollegen über Schautafeln an unserem „grünen“ Brett zugänglich gemacht. Die Resonanz ist allerdings ausgesprochen gering. Was haben wir falsch gemacht?
Empfehlung:
a) Möglicherweise sind die Umweltinformationen für viele Beschäftigte (die keine Techniker bzw. Ingenieure sind) nicht richtig verständlich. Stellen Sie die Verbrauchsdaten nach Möglichkeit als monetäre Größen dar. Die Verbrauchsdaten können so leichter nachvollzogen werden.
b) Aushänge zum Umweltmanagement werden zwischen einer Vielzahl anderer Plakate und Informationstafeln häufig nicht bemerkt. Wenn Sie die Möglichkeit haben, installieren Sie ein Visualisierungssystem (z. B. durch ein elektronisches Anzeigesystem im Haupteingangsbereich) laufender Verbrauchskosten. Können die Kolleginnen und Kollegen erkennen, wie viel Geld an diesem Tag/in dieser Woche/in diesem Monat z. B. für Strom ausgegeben werden musste, entstehen Überraschungsmomente („Aha-Effekte“), die Aufmerksamkeit erzeugen. Die Präsentation der Daten auf den Fluren bzw. an markanten Orten ermöglicht außerdem die unmittelbare Diskussion zwischen den Betrachtern.
c) Sie können überlegen, wie Sie die aufbereiteten Informationen effizienter an Ihre Zielgruppe heranbringen. Eine gute Möglichkeit ist die Gestaltung eines regelmäßigen „Newsletters“. Zum Umweltmanagement, der monatlich per E-Mail verschickt werden kann. Um den Datentransfer möglichst gering und die Informationen ständig bereit zu halten, können Sie die „News“ auf einem zentralen Server z. B. als „PDF-Dokumente“ zur Verfügung stellen und in Ihren Rundmails eine Verknüpfung hierhin einfügen.
Frage: System ist unverständlich
Das System wirkt für Laien und Einsteiger eher unverständlich und ausgesprochen formalistisch. Die verwendeten Begrifflichkeiten sind für uns und vor allem für die Kolleginnen und Kollegen teilweise verwirrend. Man braucht hier viel Einarbeitungszeit.
Vor allem das Rechtskataster hat uns vor größere Probleme gestellt. Es ist schwer, das komplizierte System so griffig zu vermitteln, dass die Menschen es direkt verstehen und umsetzen können. Wie können wir den Zugang für uns unser Kollegium vereinfachen?
Empfehlung:
Versuchen Sie die Aufgaben des UMS so klein wie möglich zu machen („UMS light“).
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um sich nach und nach mit dem System vertraut zu machen. Steigern Sie die Komplexität langsam. Lassen Sie sich extern Beraten, welche Anforderungen zunächst zurückgestellt werden können.
Versuchen Sie – vielleicht in Kooperation mit anderen Einrichtungen – externe Unterstützung zu organisieren. Kann die Pflege und Bewertung von relevanten Rechtsvorschriften von Spezialisten geleistet werden (z. B. einer Rechtsabteilung)? Gibt es bereits angelegte Rechtskataster von vergleichbaren Einrichtungen, auf die Sie zugreifen könnten?
Frage: Effizienz
Die Ressourcenverbräuche sind in unserer nichtindustriellen Organisation relativ gering. Die komplette Erfassung aller Daten zu den üblichen Verbräuchen von Strom, Wasser, Heizung scheint sich nicht zu lohnen.
Empfehlung:
Grundsätzlich gilt: Können erhobene Daten zeit- und arbeitsplatznah erhoben werden, fühlen sich Ihre Kolleginnen und Kollegen persönlich stärker angesprochen. Je weiter die Daten heruntergebrochen werden können, je besser werden Ihre Möglichkeiten, angestrebte Veränderungen individueller Handlungsweisen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen auszuhandeln.
Zur systematischen und ganzheitlichen Erfassung der Stoffströme müssen unter Umständen allerdings erhebliche Investitionen getätigt werden, die sich wirtschaftlich auch langfristig nicht rechnen.
Zur Anschaffung teurer Verbrauchszähler für jede (kleine) Organisationseinheit kann daher nicht immer geraten werden. Sind Sie der Meinung, dass die Anschaffung weiterer Zähler, für die Weiterentwicklung Ihres Managementsystems wichtig ist, da sich die einzelnen Personen Ihrer „Zielgruppe“ noch nicht ausreichend verantwortlich oder angesprochen fühlen, können Sie z. B. im Rahmen eines „Contracting“ festlegen, dass erreichte Einsparerfolge für entsprechende Investitionen verwendet werden sollen. Machen Sie deutlich, dass wirtschaftliche Effizienz in bestimmten Fällen hinter Maßnahmen zur Verbesserung von Integrationsmöglichkeiten zurückstehen muss.
Frage: Nicht alle Bereiche integriert
Wir haben unser Umweltmanagement mit einer großen Informationsveranstaltung begonnen. Am Ende der Auftaktveranstaltung hat sich ein UMS-Team gebildet, dass die Umsetzung des Managementsystems betreut. Leider konnten nicht aus allen relevanten Organisationseinheiten Vertreter gewonnen werden. Wie können wir Kolleginnen und Kollegen in diesen Bereichen doch noch überzeugen mitzuwirken? Oder können wir auch ohne sie weitermachen?
Empfehlung:
Dass nicht Personen aus allen Organisationsbereichen auf Anhieb für die Einführung von Umweltmanagement gewonnen werden können, ist mehr oder weniger normal. Mögliche Gründe dafür sind anders gelagerte Prioritäten oder auch persönliche Spannungen zwischen einzelnen Akteuren oder Bereichen.
Beginnen Sie den Umsetzungsprozess dennoch. Lassen Sie die unbeteiligten Bereiche zunächst außen vor. Beschäftigen Sie sich gerade am Anfang mit Handlungsfeldern, die Sie nicht vor größere Probleme stellen. Organisieren Sie sich Ihren Erfolg und kommunizieren Sie Ihre Fortschritte in alle Organisationsbereiche. Sie können so Hemmschwellen abbauen und zeigen, dass sich die Beschäftigung mit Umweltmanagement lohnt.
Ist das UMS in „wohlwollenden“ Organisationsbereichen erfolgreich gestartet, können zurückhaltende Personen und Einheiten leichter überzeugt werden.
Frage: Zielgruppen
Eine kleine Projektgruppe hat in unserer Einrichtung mit der Planung zur Einführung von Umweltmanagement begonnen. Welche Personen(-gruppen) sollten wir als erste ansprechen?
Empfehlung:
Versuchen Sie zu Beginn des Prozesses die zentralen Akteure (z. B. Gebäudetechniker oder Hausmeister) auf Ihre Seite zu bekommen. Gegen aktiven oder passiven Widerstand dieser Personen (-gruppe) werden Sie es sehr schwer haben, Erfolge zu erzielen.
Über Planung und Fortschritte sollten sie die Leitungsebene und die Arbeitnehmervertretung von Anfang an laufend informieren.