Aufbewahrungsfristen

Was sind Aufbewahrungsfristen und wen betreffen sie?

Die Aufbewahrungsfrist einer Akte bestimmt, wie lange diese vor Ort vorzuhalten ist.

Die Fristen gelten für Dokumente bzw. Akten, die im Zugriff der Sachbearbeitung stehen und noch nicht an das Archiv der Universität übertragen wurden. Danach ist die Akte dem Universitätsarchiv anzubieten. Dies erfolgt spätestens dreißig Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung, sofern keine gesonderten Vereinbarungen existieren.

Aufbewahrungsfristen beginnen stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das letzte Schriftstück eines Vorganges zu den Akten (zdA), geschrieben wurde. Bei Kassen- und Rechnungsakten wird vom Tage des auf die Feststellung der Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres, bei Verzeichnissen, Karteien, Büchern etc. vom Tag des Ausscheidens aus der laufenden Bearbeitung bzw. vom Tage der letzten Eintragung an gerechnet. Sonderfälle sind in unserer ausführlichen Erklärung genannt.

Diese sowie eine Liste mit konkreten Aufbewahrungsfristen einzelner Akten finden Sie hier.

Hinweis: Grundsätzliche Festlegungen zu Aufbewahrungsfristen sind in der Verwaltungsvorschrift zu Kommunikation und Dokumentenverwaltung in der Freien Hansestadt Bremen (VV KommDok) vom 24.04.2018 im § 25 Abs. 4 formuliert. Es bleibt zu beachten, dass für den überwiegenden Teil der Fristen ausschließlich Erfahrungswerte der Verwaltungsarbeit zugrunde liegen. Gegenwärtig und zukünftig erlassenen Gesetzen des Landes Bremen muss deshalb immer Vorrang gegeben werden. Auch sind Aufbewahrungsfristen, die sich auf Grund datenschutzrechtlicher Vorschriften ergeben, immer einzuhalten.