03 BremenIDEA – Forschungsaufenthalte im Ausland

Ihren Dienstreiseantrag mit A1-Formular sowie ggf. Gefahrenbeurteilung müssen Sie von der zuständige Fachbereichs- oder Institutsverwaltung abzeichnen lassen. Diese leitet den Antrag weiter an die Reisekostenstelle. Auch wenn Sie nicht an der Universität Bremen angestellt sind, müssen Sie einen Dienstreiseantrag stellen. Wenn Sie einen Reisekostenvorschuss wünschen, müssen Sie Ihrem Dienstreiseantrag das entsprechende Formular beilegen. Beide Formulare erhalten Sie im Beschäftigtenportal der Universität Bremen.

Nach Bewilligung Ihres Antrages werden die Mittel über den Fachbereich der Arbeitsgruppe zugewiesen, der Sie angehören. Dort stehen die Mittel auf der Fachbereichs-Kostenstelle für Ihre Reise zur Verfügung. Wenn Sie einen Reisekostenvorschuss beantragt haben, erfolgt die Auszahlung eines Teils Ihrer Förderung zeitnah nach der Genehmigung Ihrer Dienstreise. Die verbleibenden Mittel werden nach Einreichen Ihrer Reisekostenabrechnung nach dem Ende Ihrer Reise ausgezahlt.

Bitte informieren Sie die Geschäftsstelle des Referat 12 unverzüglich, wenn Sie Ihren Reisezeitraum verlängern oder verkürzen möchten.
Es ist möglich, den Reisezeitraum zu verkürzen. Ihre Fördersumme kann sich entsprechend verringern.
Wenn Sie früher zurückkommen, müssen Sie Ihre Reise entsprechend unter Angabe der tatsächlichen Reisedaten abrechnen. Ihre Förderung wird entsprechend neu berechnet und ggf. werden Mittel zurückgefordert.
Eine Verschiebung nach hinten ist ebenfalls möglich, allerdings sollen die Mittel möglichst in dem Kalenderjahr verwendet werden, für das sie bewilligt wurden. Bitte reichen Sie einen Dienstreiseantrag mit den tatsächlichen Daten über Ihren Fachbereich bei der Reisekostenstelle ein.
Sie können Ihren Reisezeitraum auch verlängern; die Kosten dafür müssen Sie jedoch selbst tragen bzw. über andere Mittel finanzieren. Bei einer Verlängerung des Aufenthaltes denken Sie bitte daran, den Reiseantrag entsprechend zu verlängern (oder entsprechend Urlaub zu beantragen), da dies für die Versicherung wichtig ist. Bitte beachten Sie, dass Sie spätestens sechs Monate nach Ende Ihrer Dienstreise Ihre Dienstreiseabrechnung im Original bei der Reisekostenstelle eingereicht haben müssen.

Bitte beachten Sie bei der Flugbuchung die geltenden Vorgaben der Reisekostenstelle der Universität Bremen.

Bitte beachten Sie bei der Suche der Unterkunft die geltenden Vorgaben der Reisekostenstelle der Universität Bremen.
Viele Universitäten haben auf dem Campus Apartments und Zimmer, die an Gastwissenschaftler*innen vermietet werden. Kümmern Sie sich frühzeitig darum, da häufig auch Studierende diese Unterkünfte mieten dürfen und sie dann bereits ausgebucht sein können. Es kann sich auch lohnen, die Kolleg*innen vor Ort zu fragen, ob diese Tipps haben. Teilweise gibt es die Möglichkeit, bei Familien zu wohnen. Alternativ können Sie privat nach einer längerfristigen Unterkunft suchen, beispielsweise über Online-Kleinanzeigen, in Facebook-Gruppen von (internationalen) Studierenden, von Alumni der Universität oder für die Wohnungsvermittlung, bei Couchsurfing, bei AirBnB oder auf Hotelbuchungsseiten.

Bitte überprüfen Sie, ob Sie die folgenden Dokumente benötigen:
•    Visum (z. B. ist für die USA ein J1-Visum notwendig)
•    Auslandskrankenversicherung (wird beispielsweise vom DAAD angeboten; erkundigen Sie sich aber zuerst bei Ihrer deutschen Versicherung)

Informieren Sie sich im Vorfeld darüber, welche Auslandsgebühren Ihre Bank bei Abhebungen und Zahlungen im Ausland erhebt. Viele ausländische Banken erheben eine Gebühr, wenn mit einer fremden Karte an ihren Geldautomaten Geld abgehoben wird. Es kann sich daher lohnen, sich vorher zu informieren, wo das Abheben günstig / kostenlos ist.
Mittlerweile bieten einige Banken Kreditkarten an, mit denen kostenloses Abheben im Ausland möglich ist. Bei Zahlungen mit der Kreditkarte fällt in der Regel eine Gebühr für den Auslandseinsatz von rund 2% an, die auf den bezahlten Betrag draufgeschlagen werden. Nicht alle EC-Karten funktionieren im Ausland – fragen Sie vorher bei Ihrer Bank an. Erkundigen Sie sich auch nach Ihrem monatlichen Verfügungsrahmen, täglichem Abhebelimit, etc. Beachten Sie, dass zum Beispiel für Mietwagenbuchungen unter Umständen ein recht hoher Verfügungsrahmen als Sicherheit vonnöten ist. Häufig kann man durch Überweisung auf die eigene Kreditkarte den Verfügungsrahmen erhöhen, was bei einem längeren Auslandsaufenthalt für Mietzahlungen etc. durchaus nützlich sein kann.
Je nach Länge des Aufenthalts kann es sich lohnen, ein Konto bei einer ausländischen Bank zu eröffnen. Dabei bietet es sich eventuell an, ein Konto bei einer Partnerbank Ihrer deutschen Bank zu eröffnen, da dort manchmal keine oder geringere Abhebegebühren entstehen.

Sicherlich gehen auch manchmal Sachen schief oder klappen erst beim zweiten Anlauf; das gehört leider dazu. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Hilfe benötigen. Insgesamt ist ein solcher Forschungsaufenthalt im Normalfall eine persönlich wie akademisch äußerst bereichernde und prägende Erfahrung, die unglaublich viel Spaß macht und von der man noch lange zehrt. Genießen Sie sie!

Ja. Für die Abrechnung benötigt die Reisekostenstelle alle Belege zu Ihrer Reise im Original.

Bitte lassen Sie die Confirmation (s. Formular „Confirmation“) am Ende des Aufenthalts von Ihrer Betreuerin/Ihrem Betreuer in der Gasteinrichtung ausfüllen. Bitte achten Sie darauf, dass die korrekten Reisedaten angegeben sind. Die Confirmation im Original reichen Sie bitte nach Ihrer Reise zusammen mit dem Abschlussbericht bei der Geschäftsstelle des Referat 12 ein.

Um Zugriff auf die Bibliothek, Drucker und andere Dienstleistungen zu erhalten, ist häufig ein Studierenden- oder Gastausweis der Gastinstitution notwendig. Erkundigen Sie sich am besten schon vor Ihrer Ankunft, ob und wie Sie solche Services nutzen können und was ggf. für die Beantragung eines Ausweises notwendig ist. Fragen Sie auch, ob für Sie ein Arbeitsplatz bereitgestellt werden kann.
Viele Universitäten nutzen eduroam, über das Sie, wenn auch Ihre Heimatuniversität daran teilnimmt, ins Internet gehen können, selbst wenn Sie an der Gastinstitution (noch) keinen Account haben. Richten Sie eduroam am besten schon vor Ihrer Abreise auf Ihrem Laptop, Tablet und/oder Smartphone ein.

An vielen Universitäten gibt es sogenannte Clubs, in denen sich Gleichgesinnte mit verschiedenen Interessen treffen. Beispiele sind German Clubs, Hiking Clubs, Chess Clubs, usw. Auch Fitnessstudios auf dem Campus bieten manchmal gemeinsame Aktivitäten im Freien an, zum Beispiel Wanderungen oder Klettertouren. Zudem gibt es häufig Vereinigungen internationaler Studierender, die gemeinsame Aktivitäten organisieren. Manchmal richtet auch das International Office der Universität selbst solche Treffen aus. Suchen Sie auf der Universitätswebsite oder bei Facebook nach entsprechenden Gruppen. Auch über Kolleg*innen (beispielsweise Doktorand*innen vor Ort) und Mitbewohner*innen sowie kulturelle und sportliche Veranstaltungen auf dem Campus und in der Stadt kann man schnell Kontakte knüpfen.

Bitte verwenden Sie für die Reiseabrechnung das aktuelle Formular der Reisekostenstelle. Sie finden es im Beschäftigtenportal der Universität Bremen. Das Formular zur Reiseabrechnung reichen Sie bitte im Original zusammen mit den Originalbelegen bei der Reisekostenstelle ein. Bitte denken Sie daran, auch das Original des Dienstreiseantrages beizufügen. Bitte beachten Sie, dass Sie spätestens sechs Monate nach Ende Ihres Auslandsaufenthalts Ihre Dienstreiseabrechnung im Original bei der Reisekostenstelle eingereicht haben müssen.

Bitte schreiben Sie den Bericht anhand der Vorgaben (s. Merkblatt zum Abschlussbericht). Die Länge sollte maximal 2 Seiten (Schriftgröße 12, 3 cm Rand) umfassen. Bitte senden Sie den Bericht zusammen mit der Confirmation an die Geschäftsstelle des Referat 12.

Bitte senden Sie die Confirmation im Original zusammen mit dem Bericht an die Geschäftsstelle des Referat 12.