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Informationen zur Einführung des elektronischen Modulhandbuchs

Laufende Dokumentation

Im Zuge des Einführungsprozesses für elektronische Modulhandbücher an der Universität Bremen und der Inbetriebnahme einer Schnittstelle zwischen der Prüfungsverwaltungssoftware FlexNow mit dem darin integrierten elektronischen Modulhandbuch FN2Mod sowie dem Learning Management System Stud.IP werden fortlaufend Festlegungen für den reibungslosen universitätsweiten Betrieb getroffen. Diese werden sukzessive auf dieser Seite zur Verfügung gestellt, damit alle Personen, die mit der Erstellung von Modulen, Modulhandbüchern oder der Lehrveranstaltungsplanung befasst sind, einen gut zugänglichen Ort zum Nachschlagen haben.

Eine verbindliche Modulhandbuch-Policy, in dem die gemeinsamen Grundlagen und Koventionen, sowie Abläufe und Fristen, das Rollen- und Organisationskonzept sowie zentrale Begrifflichkeiten dargelegt sind, wird derzeit erstellt. Zur Dokumentation der Praktiken der Modellierung von Prüfungsordnungen wird ein Modellierungskonzept erstellt. Bis zur finalen Verabschiedung dieser Dokumente müssen aber zunächst noch weitere Erfahrungen aus dem laufenden Einführungsprozess abgewartet werden.

Projektteam
© freepic/macrovector

Zusammenspiel der Systeme FlexNow und Stud.IP

An der Universität Bremen wird die Prüfungsverwaltungssoftware FlexNow genutzt, die aus dem PO-Modul und dem Modulhandbuch-Modul (FN2Mod) besteht. Die Modellierung von Prüfungsordnungen erfolgt mit dem PO-Modul. Module werden im Modulhandbuch angelegt und von dort für die Modellierung im PO-Modul übernommen sowie in das Lernmanagementsystem Stud.IP exportiert, zu dem eine bidirektionale Schnittstelle besteht.

Stabile Informationen zu den Lehrveranstaltungen werden in der Modulbeschreibung als abstrakte Modul-Lehrveranstaltung angelegt. Der Titel der abstrakten Modul-Lehrveranstaltung erscheint in Stud.IP als „Modulteil“ und sollte daher so gewählt sein, dass die Lehrveranstaltungsplaner:innen eindeutig erkennen können, welche semesteraktuellen Lehrveranstaltungen zuzuordnen sind. Es werden so viele abstrakte Modul-Lehrveranstaltungen angelegt wie die Studierenden besuchen müssen, um das Modul zu absolvieren. Im Modulhandbuch werden auch die Prüfungen angelegt, Die Zahl der angelegten Modulprüfungen muss der Anzahl an zu absolvierenden Leistungen gemäß Prüfungsordnung, für die Studierende sich einzeln anmelden müssen, entsprechen. Modulprüfungen sind eine Prüfung, Kombinationsprüfungen ebenfalls, diese kann im Freitextfeld näher beschrieben werden; Teilprüfungen müssen einzeln angelegt werden (Anzahl gemäß PO). Da in der Modellierung im Laufe der Jahre verschiedene Vorgehensweisen gewählt wurden, um Sonderfälle und spezielle Wünsche der Fächer abzubilden, kann die Praxis in Einzelfällen davon abweichen.

Semesteraktuelle Lehrveranstaltungsinformationen werden in Stud.IP angelegt, Modulen und abstrakten Modul-Lehrveranstaltungen zugeordnet und durch das Modulhandbuch importiert. Informationen zu Lehrveranstaltungen, insbesondere die konkreten LV mit Titel, Dozent:in, Zeitpunkt etc., werden in den Modulhandbüchern mit veröffentlicht.

Für den reibungslosen Ablauf der komplexen Prozesse ist die Einhaltung von Fristen und die strukturierte Durchführung der Arbeitsschritte unverzichtbar. Da die Aufgaben in den Fachbereichen unterschiedlich verortet sind, kann die Zuordnung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten nur abstrakt erfolgen; es ist wichtig, dass die konkrete fachbereichsspezifische Ausgestaltung der Fristen und Zuständigkeiten transparent dokumentiert und an alle Beteiligten kommuniziert wird.

Download: Ablaufplan für die Erstellung von elektronischen Modulhandbüchern und LV-Planung

Module, Modulgruppen, Modulhandbücher

Module werden zur Strukturierung eines Studiengangs in Modulgruppen zusammengefasst. Diese Strukturierung kann unterschiedlichen Logiken folgen (z.B. Pflichtbereich und Wahlpflichtbereich oder inhaltliche Unterteilungen), orientiert sich aber an den Prüfungsordnungen (§2 / Studienverlaufsplan), in denen die Modulgruppen eingebunden werden (im Eingabefeld „interner Vermerk“ kann die Prüfungsordnung, für die die Modulgruppe angelegt wurde, angegeben werden, um Modulgruppen mit gleichem Titel voneinander unterscheiden zu können).

Modulgruppen können als importierbar gekennzeichnet und dadurch in andere Studiengänge übernommen werden. Die Summe aller Module und Modulgruppen eines Studiengangs wird im elektronischen Modulhandbuch für den Studiengang dargestellt. Zur gebündelten Darstellung von extracurricularen Angeboten, die aber besondere Relevanz für einen Studiengang und dessen Studierende haben (z.B. Sicherheitsunterweisungen, Mentoringprogramme o.ä.), kann ein eigenes Modul im Modulhandbuch angelegt werden. Modulhandbücher werden für alle Studiengänge, Teilstudiengänge und Studienfächer angelegt.

Nach der Erstellung des Modulhandbuchs kann ein Modul durch die Erstellung einer neuen Version aktualisiert werden, wenn der neue Bearbeitungszeitraum startet. Daraus resultiert eine automatisierte Neu-Versionierung der Modulgruppen und Modulhandbücher, in denen dieses Modul eingebunden ist. Die Software ermöglicht außerdem einen automatisierten Vergleich zur vereinfachten Überprüfung der Änderungsvorgänge. Erfolgen keine Änderungen in einem Modulhandbuch, sind keine Aktivitäten in FN2Mod erforderlich. Bei der Aktualisierung von Modulbeschreibungen können ausschließlich Felder bearbeitet werden, die nicht prüfungsordnungsrelevant sind. Andere Felder sind zur Bearbeitung gesperrt.  Im automatisiert erstellten Modulhandbuchvergleich können Veränderungen nachvollzogen werden, was die Prüfung der Richtigkeit der aktualisierten Modulhandbücher erleichtert.

Lehrveranstaltungsplanung

Alle kapazitätsrelevanten Lehrangebote werden als eigene Lehrveranstaltungen in Stud.IP angelegt. Für jede Lehrveranstaltung wird die Veranstaltungsart sowie der Umfang in SWS festgelegt. Tutorien sind nicht kapazitätsrelevant und erhalten keine SWS-Angabe. Es ist möglich, Lehrveranstaltungen samt den hinterlegten Informationen für weitere Semester zu kopieren, sowohl einzeln als auch in großem Umfang. Raumbuchungen können dabei zukünftig in Anfragen umgewandelt werden und werden bei der Raumplanung im Rahmen der Möglichkeiten berücksichtigt.

Wenn die Module nach Stud.IP übertragen wurden, können die Lehrveranstaltungsplanerinnen und –planer die in Stud.IP bereits angelegten Lehrveranstaltungen den Modulen zuordnen, wenn dies nicht durch Kopie der Modulzuordnung bereits erfolgt ist. Es ist möglich, eine Lehrveranstaltung mehreren Modulen zuzuordnen. Es folgt eine abschließende Prüfung durch die LV-Planer:innen, ob alle Lehrveranstaltungen Modulen zugeordnet sind und alle Module Lehrveranstaltungen beinhalten. Systemseitig steht dazu auf Fachbereichsebene ein Prüftool zur Verfügung.

Es besteht keine technische Einschränkung bei der Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Modulen. Die Lehrveranstaltungsplanerinnen und –planer dürfen LV nur den Modulen zuordnen, für die sie vorgesehen sind. LV ohne Modulzuordnung werden zukünftig (ab dem WiSe 2024/25 - bis dahin ist noch die Zuordnung zu den Studienbereichen erforderlich) nicht mehr im Online-Lehrveranstaltungsverzeichnis auf den Internetseiten der Universität Bremen dargestellt. Nach dem Import der LV in FN2Mod können Änderungen an den LV nur in Stud.IP erfolgen. Eine Übertragung späterer Änderungen in das Modulhandbuch ist ausgeschlossen. Die Studiendekaninnen und Studiendekane sind abschließend dafür verantwortlich, die korrekte Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Modulen sicherzustellen und diesen Prozess fachbereichsintern transparent zu dokumentieren.

Zum Wintersemester 2024/25 wird die Modulebene auch im Online-Lehrveranstaltungsverzeichnis der Universität Bremen abgebildet werden.

Digitale Handbücher
© Adobe Stock/emojoez

Erstanlage von Modulhandbüchern

Einrichtung und Änderung von Studiengängen

Bei der Planung und Einrichtung eines neuen Studiengangs kann das elektronische Modulhandbuch bereits in der Planungsphase genutzt werden. Neue Module können jederzeit angelegt werden und bleiben vor der Einbindung in die Modellierung, die erst nach der Veröffentlichung der Prüfungsordnung erfolgt, vollständig für die Bearbeitung freigeschaltet. Die Modulbeschreibungen und –handbücher im Entwurf können für die Akkreditierung genutzt werden. Es folgt die Einrichtung des Studiengangs durch den Akademischen Senat und dann die Beschlussfassung über die Prüfungsordnung im oder in den Fachbereichsrat/-räten.

Bei der Änderung von Prüfungsordnungen und Studiengangstiteln werden ebenfalls neue Modulhandbücher erstellt. Die Änderung einer Prüfungsordnung folgt festgelegten Rhythmen und Abläufen (s. QM-Portal). Die Anmeldung erfolgt bis zum 30.06. des Vorjahres (bei Inkrafttreten der neuen Ordnung zum Wintersemester).

Änderungen der folgenden Charakteristika eines Moduls bedingen zwingend eine Änderung der Prüfungsordnung (PO-relevante Änderung):

  • Modultitel (auch englische Übersetzung),
  • Anzahl Credit Points / Workload,
  • Modultyp,
  • Unterrichts- und ggf. auch Prüfungssprache/n,
  • Prüfungstyp,
  • Anzahl der Studien- und Prüfungsleistungen,
  • Dauer (und Lage) eines Moduls, wenn dies den Studienverlauf in der Prüfungsordnung ändert.

In diesem Fall entsteht i.d.R. ein neues Modul mit einer anderen Systemkennziffer, da meistens parallel das Modulangebot für die auslaufende Prüfungsordnung erhalten bleiben muss. Beim Wegfall von Modulen sind Übergangsfristen und Wiederholungszeiträume zu beachten. Das Löschen von Modulen, die in die Modellierung eingebunden sind, kann nur durch die Prüfungsämter erfolgen, wenn dort keine Prüfungsaktivitäten mehr stattfinden.

Eine weitere wichtige Änderung, die allerdings nicht zwingend mit einer Änderung der Prüfungsordnung einhergeht, aber dennoch besonderer Prüfung bedarf, ist die Änderung der SWS und der Veranstaltungsform, da dies Auswirkungen auf die Kapazitätsberechnung haben kann. In diesem Fall ist eine Prüfung durch das Referat Hochschulentwicklung und Kapazitätsplanung (Referat 11) erforderlich, die durch die Studiendekanin oder den Studiendekan zu initiieren ist.

Sowohl bei der Neueinrichtung als auch bei der Änderung von Studiengängen erfolgt die Modellierung in FlexNow nach Veröffentlichung der amtlichen Fassung der Prüfungsordnung. Hierbei werden etwaige Inkompatibilitäten zwischen Prüfungsordnung und Modulhandbuch durch die Modellierer:innen identifiziert und zur Korrektur an die Modulhandbuchpfleger:innen gemeldet. Die Angaben der Prüfungsordnung sind für das Modulhandbuch bindend.  Die Studiendekaninnen und Studiendekane sind in enger Abstimmung mit den Studiengangsverantwortlichen für die Kompatibilität von Modulhandbüchern und Prüfungsordnungen verantwortlich.

Systemkennziffern

Zur eindeutigen Bezeichnung eines Moduls wird eine Systemkennziffer festgelegt. Systemkennziffern bestehen aus einem Präfix und einem Suffix. Die Systemkennziffer kann nach der Erstanlage des Moduls und dessen Einbindung in die Modellierung nicht mehr verändert werden, das Feld wird dann dauerhaft zur Bearbeitung gesperrt. Jede Systemkennziffer darf nur einmal vergeben werden.

Das Präfix für kapazitätsrelevante Lehrangebote aus den Fachbereichen wird wie folgt gebildet:

  • Nummer des anbietenden Fachbereichs (01 bis 12),
  • Kürzel der anbietenden Lehreinheit, also des Fachs, dem der oder die Modulverantwortliche zugeordnet ist; das gilt auch für interdisziplinäre Module, die Lehrveranstaltungen aus verschiedenen Fächern beinhalten,
  • Sollte ein Modul eines Fachbereichs ausschließlich Lehre für den General Studies Bereich beinhalten und von Personen verantwortet werden, die keiner Lehreinheit zugeordnet sind, ist anstelle der Lehreinheit die Abkürzung GS für General Studies einzufügen,
  • Sollte ein Modul eines Fachbereichs ausschließlich in der Weiterbildung verwendet werden, ist anstelle der Lehreinheit die Abkürzung WB einzufügen;
  • Kürzel für die Abschlussart des Studiengangs oder der Studiengänge, in denen das Modul angeboten wird (BA für Bachelor, MA für Master und STX für Staatsexamen, Z für Zertifikat (nur bei Angeboten der Akademie für Weiterbildung); wird ein Modul im Ausnahmefall in BA- und MA-Studiengängen eingesetzt, wird BA im Präfix verwendet).
  • Alle Teile des Präfixes werden durch Bindestriche verbunden; auch das Suffix wird mit einem Bindestrich angehängt. Es gibt keine Leerzeichen.

Beim Suffix handelt es sich um die Modulkennziffer (oft eine Kombination aus Buchstaben, ggf. ergänzt um Nummern), die in der Prüfungsordnung dem Modul zugeordnet ist.

Extracurriculare Angebote können fachbereichs- oder studiengangsspezifisch in einem fiktiven Modul abgebildet werden. Die Systemkennziffer dieses Moduls umfasst das Suffix und im Präfix die „0“ (Bsp.: 02-BIO-BA-0), ggf. ergänzt um eine Information für den Studiengang (Studiengangskürzel oder –nummer; Bsp.: 04-PT-BA-MuV-0) . Für ein Auslandssemester kann eine leere Modulgruppe angelegt werden, in deren Beschreibung auf das Modul in der Prüfungsordnung verwiesen wird.

Systemkennziffern für Angebote der Fachergänzenden Studien, die nicht von den Fachbereichen kommen, haben folgende Besonderheiten:

  • Anstelle des Fachbereichs tritt die Abkürzung der anbietenden Einheit,
  • Anstelle der Lehreinheit tritt die Zuordnung zu einem der Bereiche Studium Generale (SG), Schlüsselkompetenzen (SK), Fremdsprachen (FS) oder Studium und Beruf (SB); sollte ein Modul in unterschiedliche Kategorien passen, wählt die anbietende Einheit die Zuordnung aus,
  • Zusätzlich zu den o.g. Abschlussbezeichnungen kann „ALL“ verwendet werden, wenn die Angebote für alle Abschlussarten gelten.

Lehrveranstaltungen erhalten bei der Planung in Stud.IP eine Veranstaltungskennziffer (VAK). Die VAK greift die Systemkennziffer des zugehörigen Moduls auf und ergänzt diese um eine systematische Nummerierung oder Logik.

Grundsätze für Organisationseinheiten

Flex Now gliedert sich in Organisationseinheiten, die sowohl für das PO-Modul als auch für das Modulhandbuch FN2Mod gelten. Die unterschiedlichen Rollen in FN2Mod werden jeweils Organisationseinheiten zugeordnet. Personen können also in einer Organisationseinheit andere Rollen wahrnehmen als in einer anderen Organisationseinheit. Jede Person, die Module oder Modulhandbücher bearbeiten soll, benötigt ein Login für das System (ZFN-Account, auch Funktionsaccount möglich).

Die kleinste Organisationseinheit ist jede Person, die in FlexNow agiert, beispielsweise zum Eintragen von Noten. Die höchste Ebene der Organisationseinheiten sind die Fachbereiche und zentralen Einrichtungen, die das Modulhandbuch nutzen. Bei den zentralen Einheiten gibt es keine Untergliederung in weitere Organisationseinheiten. In den Fachbereichen ist die Struktur stärker ausdifferenziert. Für die Bearbeitung der Module ist eine Unterteilung nach Fachbereihc / Fach / Abschluss erfolgt; diese folgt somit derselben Logik wie die Systemkennziffern. Für das Modulhandbuchmanagement (auch Modulhandbuchpflege genannt) wird nach einer einheitlichen Konvention für jeden Studiengang bzw. jedes Studienfach eine eigene Organisationseinheit angelegt, in der die Modulhandbücher für jede noch geltende Prüfungsordnung erstellt werden.

Sofern einem Login mehrere Rollen zugeteilt sind, muss man sich nach dem Login zunächst für eine Rolle (Modulpflege / Modulhandbuchpflege) entscheiden. Hat ein Login nur eine Rolle, so wird dieser Auswahlschritt vom System übersprungen. Anschließend erscheint die Liste der Organisationseinheiten, welche diesem Login in dieser Rolle zugewiesen sind. Auch hier gilt, dass bei nur einer zugewiesenen Organisationseinheit das System die Auswahl überspringt.

Downloads:

Liste der Organisationseinheiten in den Fachbereichen

Liste der Organisationeinheiten in den zentralen Einrichtungen

Icon Begleitung Support
© Adobe Stock/Trueffelpix

Governance

Die Administration des elektronischen Modulhandbuchs liegt gesamtuniversitär in der Verantwortung der AG PABO im Zentralen Prüfungsamt (ZPA). Sie steuert den Export der Module nach und den Import der Lehrveranstaltungen aus Stud.IP, richtet Benutzerkonten und Organisationseinheiten ein und sorgt für die technische Umsetzung der Modulhandbuch-Policy durch zentrale Einstellungen und Vorgaben (beispielsweise für die einheitliche Gestaltung des Deckblatts und die Einhaltung des Corporate Designs der Universität). Die übergeordnete Verantwortung und Qualitätssicherung für das elektronische Modulhandbuch inklusive der Modulhandbuch-Policy liegt im Referat Lehre und Studium.

Die Qualifizierung von neuen Mitarbeiter:innen erfolgt durch Einarbeitung innerhalb des Fachbereichs, insbesondere mit Blick auf die spezifischen Abläufe und Konventionen. Unterstützt wird dies durch geeignete Informations- und Schulungsmaterialien sowie zentralen Ansprechpersonen in der AG PABO und im Referat Lehre und Studium.

Das Einführungsprojekt wird von der Leitung des Referats Lehre und Studium, Dr. Stefanie Grote, verantwortet. Es wird in enger Zusammenarbeit mit dem Dezernat Studentische Angelegenheiten, insbesondere der AG PABO im zentralen Prüfungsamt, und dem Zentrum für Multimedia in der Lehre umgesetzt und von der IHB eG und der dataquest GmBH begleitet. Zahlreiche weitere Akteure der Universität Bremen sind am Einführungsprojekt aktiv beteiligt.

Anleitungen

Die Schulungen für Modulpfleger*innen und Modulhandbuchpfleger*innen wurden aufgezeichnet und können auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Aktualisiert von: Stefanie Grote
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